Kahden viikon aika-audit: näin kirjaat ajan rehellisesti -- ja mitä siitä selviää

Miksi juuri kaksi viikkoa?

Yksi viikko on aina poikkeus: matka, flunssa, kiireinen asiakas. Neljä viikkoa on liian pitkä, ja kirjaaminen alkaa lipsua jo toisella viikolla. Kaksi viikkoa on lyhin jakso, jossa tavallinen rytmi näkyy.

Miten lohko kirjataan?

Puolen tunnin lohkoina. Lyhyempi on liian työläs, pidempi piilottaa juuri ne katkot, joista audit kertoo. Jokaiseen lohkoon kolme merkintää:

1. Mitä teit. Yksi rivi omin sanoin.
2. Mihin tavoitteeseen se liittyi. Tai ei mihinkään -- sekin on tieto.
3. Antoiko vai vei se energiaa. Plus tai miinus, ei asteikkoa.

Milloin kirjaan?

Saman päivän aikana, mieluiten kolmesti: ennen lounasta, iltapäivällä ja päivän päätteeksi. Muistista kirjattu viikko on aina siistimpi kuin todellinen. Juuri sotkuiset kohdat -- puoli tuntia viestejä tässä, vartti palaveria tuossa -- ovat se, mitä etsit.

Mitä auditista yleensä selviää?

Esimerkki kahden viikon auditista (esimerkkiluvut, noin 88 kirjattua tuntia):

Kaksi asiaa toistuu lähes jokaisessa auditissa. Tavoitteet saavat vähemmän kuin uskoit, usein vain neljänneksen. Ja suurin yksittäinen kohta on jotain, mitä kukaan ei päättänyt aloittaa.

Mitä tuloksella tehdään?

Lue lohkot kahdella akselilla: liittyykö se tavoitteeseen ja antaako se energiaa.

• Tavoite ja energia: suojaa. Nämä lohkot menevät kalenteriin ensimmäisinä.
• Tavoite, mutta vie energiaa: muotoile uudelleen tai pilko pienemmäksi.
• Ei tavoitetta, mutta antaa energiaa: pidä, mutta tiedä, mitä se maksaa.
• Ei tavoitetta ja vie energiaa: tämä on vipulista -- tunnit, joita et enää tee itse.

Mitkä ovat yleisimmät virheet?

• Odotetaan tavallista viikkoa. Sitä ei tule. Aloita tällä viikolla.
• Lohkoja siistitään jälkikäteen. Älä korjaa, kirjaa.
• Tulosta käytetään syyllistämiseen. Audit ei ole arvosana vaan kartta: se kertoo, mistä seuraavat tunnit otetaan.

Kun audit on tehty, viikon luenta on helppoa: tiedät, mitä tavoitteet oikeasti saivat.